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Icone offre Administrative Assistant

Offer reference

Type of Contract

CDI

Salary

27k€/ 28k€

Workplace

Suresnes (France)

Start date

Immediate

This job offer is only available in French version

 

Assistant(e) administratif (ve)

 

Missions

Intégré(e) au sein du service équipage, l’assistant(e) administratif(ve) assurera ; outre les tâches dévolues à son poste (réception et tri du courrier, gestion des appels téléphoniques, archivage, etc.) ; les tâches suivantes :

 

Courrier Navire :

– Réception du courrier/ pli de navire du service équipage et technique (lettres, journaux, publications, documents nautiques), tri / réparti selon les navires.

– Gestion de l’envoi (DHL, TNT ou équivalent) du courrier aux navires et transmission de l’information à l’agent et au Capitaine avec le numéro du pli expédié.

– Mise à jour du cahier d’expédition (nom, adresse de l’Agent et N° du pli, date d’envoi, liste des documents envoyés).

 

Gestion administrative du personnel navigant :

– Interviendra auprès de chaque pôle du service équipage :

 

Pôle Relève & Recrutement :

– Classement des feuilles de notes des marins français et philippins ;

– Création des nouveaux navigants sous le logiciel du service;

– Edition des contrats navigants ;

– Enregistrement et classement documentaire et mise à jour de dossier du personnel navigant ;

– Suivi des réponses aux candidatures ;

– Emission des habilitations électriques du personnel navigant.

Pôle Paie :

– Classement et copies des notes de frais ;

– Participe à la mise sous pli et transmission des fiches de paie.

– Accompagnement administratif sur des sujets liés à la paie du personnel navigant.

Pôle Formation :

– Elaboration des dossiers administratifs de formation ;

– Suivi de facturation (factures formations, frais annexes) ;

– Classement et archivage de dossier.

 

Prérequis

Formation initiale : Niveau BTS Assistant(e) Manager/ Gestion ou équivalent.

Expérience : Maîtrise de l’informatique MS Office/ Pack Office.

Langue(s) : Français / Anglais : lu, écrit, parlé couramment.

Aptitude(s) : Sensibilisation au process et normes QHSE.

 

Lieu de travail : Suresnes (92). Siège du groupe LDA

Rémunération: 27k€/ 28k€

Type de contrat: CDI

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Type of Contract

CDI

Salary

27k€/ 28k€

Workplace

Suresnes (France)

Start date

Immediate

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